Truques de comunicação simples e eficazes para se destacar no trabalho
Truques de comunicação simples e eficazes para se destacar no trabalho
Quer você seja novo no mercado de trabalho ou já esteja nele há algum tempo, sempre há uma oportunidade de melhorar a maneira como você se comunica. Afinal, a comunicação é uma das ferramentas mais poderosas que você possui para causar impressões duradouras e gerar resultados com seus colegas, superiores e até mesmo clientes. Habilidades de comunicação eficazes podem ajudá-lo a se destacar, construir relacionamentos mais fortes e, geralmente, mostrar-se como um profissional confiante e atencioso. Neste artigo, compartilhamos alguns truques de comunicação simples e eficazes para se destacar no trabalho. Vamos entrar nisso!
Hack 1. Pratique a escuta ativa: mostre que você está totalmente engajado
Por que é poderoso:
A escuta ativa é uma ferramenta poderosa. Isso não apenas mostra à outra pessoa que você está engajado e totalmente presente na conversa, mas também permite que você contribua de maneira ponderada e significativa para a discussão. Ao ouvir verdadeiramente e levar em conta cada palavra que você ouve, você sinaliza ao orador que valoriza sua opinião, o que pode construir confiança e fortalecer seu relacionamento com ele. Quando as pessoas se sentem ouvidas, é mais provável que retribuam, o que cria uma dinâmica de local de trabalho aberta e de apoio. Além disso, ouvir ativamente ajuda a absorver informações de maneira mais eficaz, o que é importante para tomar decisões informadas e dar respostas ponderadas.
Como fazer:
- Dê toda a sua atenção: isso significa afastar quaisquer distrações, como telefone ou e-mail. Quando alguém vê que você está 100% presente na conversa, fica mais inclinado a se abrir e compartilhar seus pensamentos.
- Exemplo: Imagine que seu colega de trabalho está compartilhando uma preocupação durante uma reunião. Em vez de percorrer seus e-mails enquanto eles falam, incline-se para frente, acene com a cabeça ocasionalmente e mantenha contato visual. Isso mostra que você está completamente sintonizado com o que eles estão dizendo.
- Use afirmações verbais e resuma-as: Dicas verbais como “entendo” ou “isso faz sentido” ou “conte-me mais sobre isso” mostram ao orador que você está acompanhando enquanto ele fala. Outro ótimo truque é resumir o que eles acabaram de dizer. Isso não apenas confirma sua compreensão, mas também mostra que você realmente os ouviu.
- Exemplo: Depois que um colega de equipe explicar uma nova ideia de projeto, você poderia dizer: “então, se bem entendi, você está sugerindo que priorizemos X para atingir nosso objetivo mais rapidamente?” Este truque simples reforça a ideia de que você estava ouvindo atentamente e ajuda a evitar mal-entendidos.
- Faça perguntas de acompanhamento: As perguntas sempre demonstram interesse e ajudam a esclarecer pontos que podem não ficar imediatamente claros.
- Exemplo: Se o seu colega mencionar um desafio num projeto, você poderia perguntar: “Que tipo de recursos ou apoio tornaria isso mais fácil de gerenciar?” Isso mostra a eles que você está prestando atenção e realmente se preocupa em ajudá-los.
Hack 2. Busque mensagens claras: transmita seu ponto de vista de maneira eficaz
Por que é poderoso:
Mensagens claras têm tudo a ver com ser conciso, deliberado e direto com suas palavras. A razão pela qual sugerimos esta abordagem é porque as pessoas são mais propensas a lembrar e agir de acordo com informações comunicadas de forma clara e simples. Pense nisso: durante um dia agitado de trabalho, é improvável que seus colegas ou superiores se lembrem de tudo que ouvem ou que é jogado em seu caminho. Para fazer com que suas mensagens ou perguntas se destaquem e tenham um propósito, mantenha-as simples e diretas. Além disso, ao falar em termos mais simples e diretos, você reduz mal-entendidos, economiza tempo de todos e demonstra sua capacidade de transmitir ideias com eficiência.
Como fazer:
- Identifique seu ponto principal: antes mesmo de iniciar uma conversa ou enviar uma mensagem, tente identificar o ponto principal que deseja comunicar. Isso ajuda a evitar adicionar detalhes desnecessários que desviam a atenção da mensagem principal.
- Exemplo: Se você precisar de aprovação para um projeto, em vez de fornecer todos os detalhes básicos, comece com: “Gostaria de obter sua aprovação para este projeto porque…”. Então, se precisarem de mais contexto, você pode se aprofundar nos detalhes.
- Seja direto e use uma linguagem simples: Sempre que possível, evite jargões ou linguagem e termos excessivamente complicados. Em vez disso, use palavras diretas e frases curtas. Isso garante que qualquer pessoa possa compreender sua mensagem, independentemente de sua função ou formação.
- Exemplo: Em vez de dizer: “Nosso objetivo no futuro é minimizar redundâncias e otimizar a eficiência operacional em todos os níveis”, você poderia dizer: “Nosso objetivo é tornar nossos processos atuais mais rápidos e mais econômicos”. Viu como isso é muito mais fácil de entender?
- Use marcadores ou listas quando possível: Especialmente na comunicação escrita, as listas tornam as informações muito mais fáceis de digerir e fazem um ótimo trabalho destacando seus pontos principais. Além disso, ousar é seu amigo. Lembre-se de acentuar as mensagens principais ou callotus com texto em negrito ou uma fonte de cor diferente.
- Exemplo: Ao enviar um e-mail para sua equipe sobre uma atualização de projeto, use marcadores para cada ponto em vez de um parágrafo. Pode ser algo assim:
- Tarefa A: Concluído antes do previsto
- Tarefa B: Atrasado devido a problemas de recursos
- Próximas etapas: Revise a Tarefa C e ajuste os prazos
- Exemplo: Ao enviar um e-mail para sua equipe sobre uma atualização de projeto, use marcadores para cada ponto em vez de um parágrafo. Pode ser algo assim:
Hack 3. Use dicas não-verbais: reforce sua mensagem sem palavras
Por que eles são poderosos:
Acredite ou não, Sinais não-verbais, como linguagem corporal, expressões faciais e tom de voz, desempenham um papel muito importante na comunicação no trabalho. Na verdade, a investigação mostra que uma grande parte da nossa comunicação com os outros é não-verbal, o que significa que as pessoas podem responder a como você está dizendo algo ainda mais do que o que você está dizendo. Dominar as dicas não-verbais permitirá que você se comunique de forma mais eficaz, transmita confiança e empatia e, geralmente, fará com que você pareça mais confiável, o que promoverá interações mais positivas.
Como fazer:
- Mantenha contato visual: Fazer contato visual é uma ótima maneira de mostrar confiança e atenção. Também sinaliza um convite para novas conversas, o que incentiva as pessoas ao seu redor a fazer mais perguntas e a abordá-lo de forma mais aberta.
- Exemplo: Durante uma reunião, tente fazer contato visual com cada pessoa enquanto fala, em vez de focar nas anotações ou na tela. Isso mostra que você está confiante no que está dizendo e conectado com todos na plateia.
- Use uma linguagem corporal aberta: Tente evitar cruzar os braços ou afastar o corpo do interlocutor enquanto ele fala, pois esses movimentos podem parecer fechados ou defensivos. Em vez disso, tente encarar a pessoa diretamente e manter uma postura relaxada e atenta.
- Exemplo: Ao ter uma conversa individual com um colega, incline-se ligeiramente e mantenha os braços ao lado do corpo ou tente usar gestos com as mãos para enfatizar pontos.
- Espelhe a energia da outra pessoa: as pessoas se sentem mais confortáveis quando veem semelhanças na linguagem corporal e no tom. Definitivamente, não exagere, mas espelhar sutilmente a postura, o nível de energia ou até mesmo o tom de voz de alguém pode fazer com que suas interações pareçam mais naturais.
- Exemplo: Se o seu colega de trabalho estiver falando com calma e em um ritmo descontraído, tente combinar o tom dele em vez de falar com muita energia ou volume. Isso cria mais harmonia na conversa e faz com que a outra pessoa se sinta mais confortável.
- Observe suas expressões faciais: Um sorriso, um aceno de cabeça ou até mesmo um leve levantar de sobrancelha pode transmitir empatia e compreensão. Por outro lado, o menor revirar de olhos ou suspiro pode enviar a mensagem oposta. Tente estar atento às suas expressões faciais quando alguém fala com você ou quando você faz uma apresentação para um grupo.
- Exemplo: Se um colega estiver compartilhando uma preocupação, um aceno gentil e empático pode mostrar que você se importa com o que ele está falando e que você o apoia. Da mesma forma, se você estiver compartilhando notícias interessantes com alguém, sinta-se à vontade para deixar seu rosto mostrar esse entusiasmo! Sorria e mostre que você está genuinamente feliz com o que está falando.
Hack 4. Abrace a empatia: mostre que você valoriza as opiniões dos outros
Por que é poderoso:
Isso é meio óbvio, mas é importante falar sobre isso, no entanto. Simplificando, ter empatia significa que você é capaz de ver as coisas da perspectiva de outra pessoa, o que é fundamental para uma comunicação eficaz. Quando as pessoas sentem que você entende de onde elas vêm e simpatiza com o que dizem, é mais provável que se sintam confortáveis trabalhando com você, confiem em seu julgamento e compartilhem seus pensamentos honestos.
Como fazer:
- Reconheça os sentimentos dos outros em voz alta: Seja uma vitória da equipe ou um desafio difícil compartilhado, reconhecer como os outros se sentem em relação a uma situação mostra que você está prestando atenção e que realmente se importa.
- Exemplo: Se um colega disser que está se sentindo sobrecarregado com o trabalho, comece dizendo: “Vejo perfeitamente como isso seria estressante. Eu sentiria o mesmo se estivesse no seu lugar.” Este simples reconhecimento pode ajudar muito.
- Responda com atenção: Em vez de oferecer imediatamente uma solução ou mudar o foco, reserve um momento para considerar o que a outra pessoa precisa naquele momento. Talvez eles estejam apenas desabafando com você e precisem que você os valide.
- Exemplo: Se alguém está desabafando sobre um projeto difícil, em vez de dar conselhos ou como você faria as coisas de maneira diferente, tente dizer: “Parece que você realmente está passando por isso. Estou aqui se você quiser debater algumas maneiras de lidar com isso.”
- Pratique a paciência: Às vezes as pessoas só precisam de um pouco mais de tempo para se expressarem plenamente. Seja paciente e evite interrompê-los, mesmo que você sinta que entendeu o que eles querem dizer ou que eles estejam se repetindo.
- Exemplo: Durante as discussões em equipe, se alguém estiver lutando para encontrar as palavras certas, dê-lhe a chance de organizar seus pensamentos. Esse respeito pelo espaço e pelos sentimentos deles, por sua vez, mostrará que você está ao seu lado.
Para concluir
A comunicação eficaz pode realmente ajudar muito no local de trabalho. Ao praticar a escuta ativa, usar mensagens claras, prestar atenção aos sinais não-verbais e sempre demonstrar empatia, você estará mais bem equipado para construir relacionamentos sólidos no trabalho. Recomendamos praticar uma ou duas dessas técnicas diariamente para começar, e logo você começará a notar o impacto positivo que elas têm nas interações no local de trabalho. Lembre-se de que a comunicação envolve tanto a compreensão dos outros quanto a expressão de si mesmo. Esperamos que isso ajude e boa sorte!
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